SOPs
Standard Operating Procedures (SOPs) of the Office
Centre for Skill Development and Career Planning
Aligarh Muslim University, Aligarh
Standard Operating Procedures (SOPs) of the OFFICE
Office Timings: 8.00 AM to 4.00 PM (Monday to Saturday, except Friday timing 8:00 AM to12:30PM) (Lunch timings: 1.00 PM to 2.00 PM)
1. Keys collected by the designated staff from the Director’s residence to open the Centre at 7.30 AM every day.
2. Sweeper is responsible for cleaning of the Centre.
3. Office Attendants are responsible for dusting, upkeeps and arrangements of office and Laboratories.
4. All non teaching staff members put signature on the Attendance Register daily in the morning.
5. Before locking the rooms and Labs., all electic switches and water taps are checked.
Available facilities:
1. Fire extinguisher
2. Sanitizer Machine
3. Dustbins placed at office premises
4. Display of Notices, Circulars etc.
5. Notices: no entry without mask, use me/No smoking/COVID-19 instructions
6. Display of brochures and course list
7. Name plates at office store and labs
8. R.O/water cooler
9. Electricity backup
10.Photocopier, printer, scanner
11.Toilet
कार्यालय की मानक संचालन प्रक्रिया (एस.ओ.पी.)
कार्यालय का समय: सुबह 8 बजे से शाम 4.00 बजे तक (सोमवार से शनिवार, शुक्रवार का समय सुबह 8:00 बजे से दोपहर 12:30 बजे तक) (दोपहर के भोजन का समय: दोपहर 1.00 बजे से दोपहर 2.00 बजे तक)
1. निदेशक के आवास से नामित कर्मचारियों द्वारा प्रतिदिन सुबह 7.30 बजे केंद्र खोलने के लिए चाबियां एकत्र की जाती हैं।
2. केंद्र की सफाई के लिए स्वीपर जिम्मेदार है।
3. कार्यालय और प्रयोगशालाओं की सफाई, रख-रखाव और व्यवस्था के लिए कार्यालय परिचारक जिम्मेदार हैं।
4. सभी गैर-शिक्षण कर्मचारी सदस्य प्रतिदिन सुबह उपस्थिति रजिस्टर पर हस्ताक्षर करते हैं।
5. कमरों और प्रयोगशालाओं को बंद करने से पहले, सभी बिजली के स्विच और पानी के नल की जाँच की जाती है।
उपलब्ध सुविधाएं:
1. अग्निशामक
2. सैनिटाइजर मशीन
3. कार्यालय परिसर में रखे कूड़ेदान
4. नोटिस, परिपत्र आदि का प्रदर्शन।
5. नोटिस: बिना मास्क के नो एंट्री, यूज मी/नो स्मोकिंग/कोविड-19 निर्देश
6. ब्रोशर और पाठ्यक्रम सूची का प्रदर्शन
7. ऑफिस स्टोर और लैब में नेम प्लेट
8. आर.ओ./वाटर कूलर
9. बिजली बैकअप
10. फोटोकॉपियर, प्रिंटर, स्कैनर
11. शौचालय
Standard Operating Procedures (SOPs) of Receive-Dispatch and Replies
• All the documents (Letter/Circular/Notice/Mark-sheets etc.) received are entered in the Receipt Register by Mrs. Shaheen Begum (Jr. Assistant).
• Paper is shown to the Director for comments and directives.
• Preparing the replies of the letters and preparing DFAs (including enclosures) to be shown to the Director.
• Finalize and dispatch letters signed by the Director a day before, or immediately if required.
रिसीव-डिस्पैच और प्रत्युत्तर की मानक संचालन प्रक्रिया (एस.ओ.पी.)
• प्राप्त सभी दस्तावेज (पत्र/परिपत्र/नोटिस/मार्क-शीट आदि) श्रीमती शाहीन बेगम (जूनियर सहायक) द्वारा रसीद रजिस्टर में दर्ज किए जाते हैं।
• टिप्पणियों और निर्देशों के लिए निदेशक को पेपर दिखाया जाता है।
• पत्रों के उत्तर तैयार करना और निदेशक को दिखाए जाने वाले डीएफए (संलग्नकों सहित) तैयार किया जाता है।
• निदेशक द्वारा हस्ताक्षरित पत्रों को एक दिन पहले या यदि आवश्यक हो तो तुरंत अंतिम रूप दिया और भेजा जाता है।
Standard Operating Procedures (SOPs) related to Finance
1. Purchasing all necessary items for the Office and Laboratories (preferably through Government e Market-GeM Portal).
2. All purchasing/ repair/maintenance are done after the approval of the Director.
3. Funds (under sanctioned Head of Accounts) are utilized by prescribed university rules/General Finance Rules (GFR2017).
4. Bills sent to the Bill Section, Finance Office after attaching Form-C and other necessary documents.
5. Stock Register (separately for perishable and non-perishable items) are well maintained.
6. Physical Verification of items done every year.
वित्त से संबंधित मानक संचालन प्रक्रियाएं (एस.ओ.पी.)
1. कार्यालय और प्रयोगशालाओं के लिए सभी आवश्यक वस्तुओं की खरीद (अधिमानतः सरकारी ई मार्केट-जेम पोर्टल के माध्यम से)।
2. सभी खरीद/मरम्मत/रखरखाव निदेशक के अनुमोदन के बाद किए जाते हैं।
3. निधियों (स्वीकृत लेखा शीर्ष के तहत) का उपयोग विश्वविद्यालय के निर्धारित नियमों/सामान्य वित्त नियमों (जीएफआर, 2017) द्वारा किया जाता है।
4. बिल प्रपत्र-सी एवं अन्य आवश्यक दस्तावेज संलग्न कर बिल अनुभाग, वित्त कार्यालय को भेजे जाते हैं।
5. स्टॉक रजिस्टर (नाशयोग्य और गैर-नाशयोग्य वस्तुओं के लिए अलग-अलग) अच्छी तरह से बनाए रखा जाता है।
6. मदों का भौतिक सत्यापन प्रत्येक वर्ष किया जाता है।
Laboratory Rules and SOPs
Computer Laboratory Rules and Standard Operating Procedures (SOPs)
Centre has a Computer Laboratory which is open to students to impart computer related skills training.
1. Each student enrolled in Certificate in Computer Courses visits the Lab. according to allocated time schedule.
2. Students need to enter her credentials in the register present in the Computer Lab. at the time of entry and fill leave time before leaving the Lab.
3. Students need to save their files/data in the folder < by name>.
4. Do not remove or disconnect parts, cables or labels of Computer.
5. Internet use is limited to teacher assigned activities or projects.
6. Do not download or install any other software/data which is/are not related to work.
7. Do not personalize the computer setting and backgrounds (Desktop, Screen Saver etc.).
8. Pick-up your materials and push-in the stool/seat before you leave.
9. Computer must shut down properly through operating system.
10. Main UPS should power off properly by the Lab. Staff before locking the Lab.
11. If there is any issue related to functioning of the computer/equipment, it will be reported to Lab. Staff.
The following staff members are responsible for functioning of the Computer Lab.
Mr. Mohd. Wamiq Ahmad: Lab. Assistant 9897579027
Mr. Nadeem Arshad: MTS (Lab. Services) 9457903760
कंप्यूटर प्रयोगशाला नियम और मानक संचालन प्रक्रिया (एस.ओ.पी.)
केंद्र में एक कंप्यूटर प्रयोगशाला है जो छात्रों को कंप्यूटर से संबंधित कौशल प्रशिक्षण प्रदान करने के लिए खुला है।
1. कंप्यूटर कोर्स में सर्टिफिकेट में नामांकित प्रत्येक छात्र आवंटित समय सारिणी के अनुसार लैब में जाता है।
2. छात्रों को कंप्यूटर लैब में मौजूद रजिस्टर में अपनी साख दर्ज करनी होगी- प्रवेश के समय , और लैब छोड़ने से पहले छुट्टी का समय भरें।
3. छात्रों को अपनी फाइलों/डेटा को <नाम से> फ़ोल्डर में सहेजना होगा।
4. कंप्यूटर के पुर्जे, केबल या लेबल को न हटाएं या न काटें।
5. इंटरनेट का उपयोग शिक्षक द्वारा सौंपी गई गतिविधियों या परियोजनाओं तक सीमित है।
6. कोई अन्य सॉफ्टवेयर/डेटा डाउनलोड या इंस्टॉल न करें जो काम से संबंधित नहीं है।
7. कंप्यूटर सेटिंग और बैकग्राउंड (डेस्कटॉप, स्क्रीन सेवर आदि) को वैयक्तिकृत न करें।
8. जाने से पहले अपनी सामग्री उठाएं और स्टूल/सीट को वापस धक्का दें।
9. कंप्यूटर को ऑपरेटिंग सिस्टम के माध्यम से ठीक से बंद होना चाहिए।
10. लैब कर्मचारी द्वारा, लैब में ताला लगाने से पहले मुख्य यूपीएस को ठीक से बंद कर देना चाहिए। ।
11. यदि कंप्यूटर/उपकरण के संचालन से संबंधित कोई समस्या आती है, तो इसकी सूचना लैब कर्मचारी को दी जाएगी।
कंप्यूटर लैब के कामकाज के लिए निम्नलिखित स्टाफ सदस्य जिम्मेदार हैं:
श्री मो. वामिकअहमद: लैब सहायक 9897579027
श्री नदीम अरशद: एमटीएस (प्रयोगशाला सेवाएं) 9457903760
Rules and Standard Operating Procedures (SOPs) for Certificate Skill Course Laboratories
Laboratories of training programmes provide facilities of various instrument, equipment and tools to impart the basic skills and practices.
Students in the respective Lab. are required to follow all rules, guidelines and instructions provided by the Trainer/ Lab. Staff.
General Laboratory SOP:-
1. Students expected to listen to and follow all instructions given by the instructors.
2. When working in any Lab. students should make sure that the working area should be neat and well organized. She should remember to clean the area and return the equipment(s) to the Lab. In-charge.
3. Perform/practice any skill only after the demonstration and permission given by Trainer.
4. Students have access to Lab. equipment(s)/product(s) for use as mentioned in respective course curriculum and getting hand on training.
5. A request for issuance of equipment(s)/machine(s)/product(s) will made by the student through respective Instructor.
6. Lab. Staff issues the equipment(s)/machine(s) after verifying the work ability of the equipment/machine/tools(s) or expiry date of the product.
7. After completion of the work, the equipment will be returned with the confirmation that it is in working condition.
8. Lab. Staff will verify workability of equipment and place at the designated almirah.
9. Each student should throw the waste in the appropriate dustbin during and after practice/work.
10.Maintain the required distance from other students.
Safety Rules:-
1. Always wear loose fitted clothes or apron, as instructed by the instructor.
2. No eating and drinking allowed in Lab.
3. Never play with sessiors or any equipment/instrument /tools.
4. Never plug/use any electric equipment with bare feet.
5. Keep away with boiling water and fire.
6. Be vigilant, always remember the location of exits and fire extinguisher.
7. Call to Lab. staff in case of any emergency
Mr. Wamiq Ahamad: Lab.Assistant 9897579027
Mr. Nadeem Arshad: MTS (Lab. Services) 9457903760
प्रमाणपत्र कौशल पाठ्यक्रम प्रयोगशालाओं के लिए नियम और मानक संचालन प्रक्रियाएं (एस.ओ.पी.)
प्रशिक्षण कार्यक्रमों की प्रयोगशालाएं बुनियादी कौशल और अभ्यास प्रदान करने के लिए विभिन्न उपकरणों, उपकरणों और उपकरणों की सुविधाएं प्रदान करती हैं।
संबंधित लैब में छात्र प्रशिक्षक/प्रयोगशाला कर्मचारी द्वारा प्रदान किए गए सभी नियमों, दिशानिर्देशों और निर्देशों का पालन करना आवश्यक है।
सामान्य प्रयोगशाला एस.ओ.पी.:
1. छात्राओं से अपेक्षा की जाती है कि वे प्रशिक्षकों द्वारा दिए गए सभी निर्देशों को सुनें और उनका पालन करें।
2. किसी भी लैब में काम करते समय छात्राओंको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कार्य क्षेत्र साफ-सुथरा और सुव्यवस्थित होना चाहिए। उसे क्षेत्र को साफ करना और प्रयोगशाला को उपकरण वापस करना याद रखना चाहिए।
3. किसी भी कौशल का प्रदर्शन/अभ्यास प्रशिक्षक द्वारा दिए गए प्रदर्शन और अनुमति के बाद ही करें।
4. छात्राओं द्वारा लैब के उपकरण/उत्पाद/उपकरणों का उपयोग करना है और प्रशिक्षण प्राप्त करना है, जैसा कि संबंधित पाठ्यक्रम में उल्लेख किया गया है
5. छात्राओं द्वारा संबंधित प्रशिक्षक के माध्यम से उपकरण/मशीन/उत्पाद जारी करने का अनुरोध किया जाएगा।
6. लैब कर्मचारी उपकरण/मशीन/उपकरणों की कार्य क्षमता या उत्पाद की समाप्ति तिथि को सत्यापित करने के बाद उपकरण/मशीन जारी करता है।
7. काम पूरा होने के बाद, उपकरण इस पुष्टि के साथ वापस कर दिया जाएगा कि यह काम करने की स्थिति में है।
8. लैब कर्मचारी उपकरण की व्यावहारिकता की जांच करेंगे और निर्धारित अलमारी में रखेंगे।
9. प्रत्येक छात्रा को अभ्यास/कार्य के दौरान और बाद में कचरे को उपयुक्त कूड़ेदान में फेंकना चाहिए।
10. अन्य छात्राओं से आवश्यक दूरी बनाए रखें।
सुरक्षा नियम:-
1. प्रशिक्षक के निर्देशानुसार हमेशा ढीले-ढाले कपड़े या एप्रन पहनें।
2. लैब में खाने-पीने की अनुमति नहीं है।
3. कभी भी सीज़र्स या किसी उपकरण/साधन/उपकरण के साथ न खेलें।
4. कभी भी किसी बिजली के उपकरण को नंगे पांव प्लग/इस्तेमाल न करें।
5. उबलते पानी और आग से दूर रहें ।
6. सतर्क रहें, बाहर निकलने का स्थान और अग्निशामक हमेशा याद रखें।
7. किसी भी आपात स्थिति के मामले में लैब कर्मचारी को बुलाएं/कॉल करें।
श्री वामिक अहमद: लैब सहायक 9897579027
श्री नदीम अरशद: एमटीएस (प्रयोगशाला सेवाएं) 9457903760
